Topik

Pengaturan Pelanggan

Dokumentasi: Tab Pelanggan

1) Tujuan

Menu Pelanggan dipakai untuk menyimpan data customer (nama, nomor HP/WA, email, keterangan, status alert & aktif). Data ini dipakai saat membuat transaksi, mengirim notifikasi/WA, dan untuk pelaporan.

2) Siapa yang mengerjakan?

  • Kasir/Front Office: menambah & memperbarui data pelanggan harian.

  • Owner/Administrator: review data, menonaktifkan pelanggan tidak aktif/duplikat.

3) Istilah & Kolom Data

  1. Nama
    Nama pelanggan yang akan muncul di transaksi & nota.

  2. No HP (opsional tapi disarankan)
    Dipakai untuk WhatsApp. Gunakan format Indonesia biasa (mis. 08xxxxxxxxxx), sistem akan otomatis membentuk link WA (62).

  3. Email (opsional)
    Untuk pengiriman bukti/konfirmasi via email (bila modul digunakan).

  4. Keterangan (opsional)
    Catatan singkat—preferensi parfum, jam favorit, catatan khusus.

  5. Alert (is_alert) (0/1)
    Tandai “Ya” bila pelanggan perlu perhatian khusus (SOP khusus, tagihan lama, dll.).

  6. Aktif (is_aktif) (0/1)
    Jika “Tidak”, pelanggan tidak akan ditawarkan di pencarian—riwayat tetap aman.

  7. Alamat (opsional; bila kolom tersedia)
    Berguna untuk pengantaran atau catatan wilayah.

Catatan: Beberapa kolom bersifat opsional, namun No HP sangat disarankan untuk otomasi WA.

4) Alur Kerja Dasar

  1. Tambah Pelanggan
    Klik Tambah → isi Nama, (opsional No HP, Email, Keterangan, Alert, Aktif) → Simpan.

  2. Edit Pelanggan
    Klik Edit pada baris pelanggan → ubah data → Simpan.

  3. Hapus Pelanggan
    Klik Hapus → konfirmasi.

    Sistem mencegah hapus bila pelanggan sudah dipakai di transaksi; gunakan Aktif = Tidak sebagai alternatif.

  4. Cari & Navigasi
    Gunakan search, pagination, dan pilihan 10/25/50/100 baris.

  5. Preview Baris (Row Preview)
    Klik baris (bukan ikon tombol) untuk melihat Alamat & Keterangan secara cepat.

  6. Cetak/Print
    Klik Print untuk mencetak daftar pelanggan sesuai filter saat ini (termasuk kolom Alamat & Keterangan bila tersedia).

5) Aturan Validasi & Rekomendasi

  • Nama wajib diisi.

  • No HP: masukkan angka saja jika memungkinkan (08…). Sistem mengubah menjadi link https://wa.me/62….

  • Hindari duplikasi pelanggan; gunakan pencarian dulu sebelum menambah.

  • Jika ada pelanggan dobel: satukan catatan di satu data, set data duplikat ke Aktif = Tidak.

6) Contoh Pengisian

  • Nama: “Andi Saputra”

  • No HP: 081234567890 → otomatis menjadi https://wa.me/6281234567890

  • Email: andi@mail.com

  • Keterangan: “Suka parfum lembut, lebih suka diantar malam.”

  • Alert: Ya (misal punya catatan khusus)

  • Aktif: Ya

7) Hubungan dengan Transaksi & Notifikasi

  • Saat membuat transaksi, pilih pelanggan dari daftar ini; Nama & No HP membantu pengisian cepat dan pengiriman WA.

  • Tombol/ikon WhatsApp pada tabel memudahkan chat cepat.

  • Alert dapat digunakan sebagai penanda internal agar petugas lebih teliti.

8) Praktik Baik (Best Practice)

  • Standarisasi No HP: input 08… saja; biarkan sistem yang konversi ke 62.

  • Isi Keterangan singkat & bermanfaat (preferensi, jam terima).

  • Gunakan Aktif = Tidak untuk pelanggan tidak aktif/duplikat agar riwayat aman.

  • Lakukan review bulanan: rapikan duplikat, lengkapi HP kosong.

9) Privasi & Kepatuhan (Ringkas)

  • Data pelanggan hanya untuk operasional laundry (transaksi, penagihan/konfirmasi).

  • Jangan sebarkan nomor/email pelanggan di luar kepentingan layanan.

  • Hapus/Nonaktifkan data atas permintaan pelanggan sesuai kebijakan privasi usaha Anda.

10) Troubleshooting

  • “Tidak bisa dihapus (masih dipakai transaksi)”
    → Nonaktifkan pelanggan (Aktif = Tidak). Penghapusan diblokir demi integritas riwayat.

  • Link WA tidak bisa diklik
    → Pastikan nomor valid dan browser mendukung. Cek apakah berubah ke 62 (bukan 0).

  • Pelanggan tidak muncul saat dicari
    → Cek Aktif = Ya. Periksa ejaan nama/HP.

  • Email ditolak
    → Pastikan format email valid; jika tetap gagal, kirim via WA.

11) FAQ Singkat

  • Bisakah impor dari Excel?
    Tergantung modul yang tersedia. Jika belum ada, tambah manual atau minta admin sistem menyiapkan impor.

  • Apa bedanya Hapus vs Nonaktif?
    Nonaktif menyembunyikan di pencarian tapi menyimpan riwayat. Hapus diizinkan hanya bila belum pernah dipakai transaksi.

  • Bisa simpan banyak nomor HP?
    Versi ini satu kolom HP. Simpan nomor tambahan di Keterangan bila perlu.

12) Checklist Onboarding (Kasir/Owner)

  • Pelanggan pertama ditambahkan dengan Nama & No HP.

  • Duplikat dibersihkan (set Aktif = Tidak pada entri duplikat).

  • Uji klik ikon WA di tabel.

  • Cetak daftar untuk pengecekan internal bila diperlukan.

13) Fitur Bantu

  • Pencarian & Pagination: kolom search + kontrol halaman (10/25/50/100 baris).

  • Preview Baris: klik baris untuk lihat Alamat & Keterangan.

  • Cetak Daftar Pelanggan: tombol Print di kanan atas tabel.

  • Deep Link ke Tab Pelanggan: buka URL l_master_data.php?tipe=pelanggan untuk langsung menampilkan tab ini.